如何使用看板来扩展内容营销 (信息图)

2022-01-26 10:57:09来源：

作为营销人员，我们都知道各种形式的web内容是我们拥有的最有价值的转换工具之一。问题是创建内容需要很长时间和大量的努力 -- 特别是如果你试图管理一个内容创建团队的所有活动部分。

当您需要跟踪大型内容机器的内部齿轮和轮子时，称为看板的可视化管理系统是一种出色的组织方法。

什么是看板？

看板，日语中的 “招牌” 一词，是一种最初由丰田工业工程师在20世纪50年代开发的方法。简而言之，这是一种视觉项目管理技术。到目前为止，看板在软件开发和制造等行业大多被使用，但它也开始在其他行业引起轰动。

看板是如何工作的？

《哈佛商业评论》 (Harvard Business Review) 最近的一篇文章讨论了视觉内容管理的有用性，使用了带有可移动标签的软木板的这个例子。

这个特殊的董事会属于旧金山一家专门从事软件和医疗专利的公司。彩色框描绘了管理系统的不同组成部分。黄色框中的每个标签都属于该公司的六名律师之一。这些员工是董事会其余部分 “泳道” 的负责人。这些标签上方是蓝色框，其中包含用于最紧急任务的标签。

红色框包含代表每个律师的客户在给定的两周内工作的标签。为了进一步细分，每个标签上的橙色圆圈都会记下每个任务的估计时间范围。最后，绿色框包含需要在当前两周时间范围之外的一段时间内完成的任务。随着截止日期的临近，这些标签将被移入红色框。

为什么看板对内容营销人员有用？

可视化项目管理作为一种有效的计划和沟通工具，具有良好的往绩记录。一旦你了解了它是如何工作的，你就会看到把看板应用到内容营销行业是多么容易。

将看板带入数字世界进一步简化了视觉管理过程，这使内容工程师可以扩展其营销服务，而不管其团队成员的规模或位置如何。

“我不能只使用日历吗？”

虽然简单的日历或电子表格是一个合理的起点，但它不是特别可扩展的，并且不会超出最基本的协作功能。如果您要管理大型团队或许多项目，则日历将很快变得任务和信息过载，几乎无法遵循。

另一方面，aKanban board凭借其灵活性和易于遵循的布局，使信息流动更加迅速。将信息输入到看板系统可以防止任务落入收件箱的底部，从而消除了被遗忘的风险。通过创建工作流流程的视觉效果，您还会发现更容易评估问题区域。

使用看板进行项目管理有三个明显的优势: 它可以防止每个人的工作负担过重，从而减轻压力并提高生产率。它提供了一个清晰的截止日期布局。它显示了每个人如何处理他或她的工作量，这有助于人力资源部门密切关注那些优秀的员工，而不是落后的员工。

流程: 分解内容营销的看板

我使用看板来管理每月150多个客户任务的内容创建。这是一个示例板，我在其中使用数字看板软件Kanbanize来布置项目:

以上只是我们创建的频道和泳道类型的一个示例，用于获取从主题发现到推广的内容。虽然此示例是针对代理机构格式化的，但是类似的过程可以用于内部内容创建。让我们将其分解为一个逐步的过程:

经理创建一个看板卡，该看板卡可以保留在正确的月份，也可以立即放入请求列中。在请求中，项目经理使用模板输入内容项目的信息，包括客户规格、发布网站和任务截止日期等项目。在此阶段，我们还在卡片的评论部分集思广益，内容策略，图形和任何其他信息将是创建成功作品的关键。经理将卡片移至进度列，并将卡片分配给适当的内容编写者。在Kanbanize中，分配给该卡的任何人都会收到一封自动电子邮件。内容编写者在分配的时间段内完成项目，然后将该卡移至 “复制批准” 列。然后，作者将卡分配回项目经理，并将副本附加到卡上。经理审查分配，如有必要，请求编辑或发送给客户端以供批准。经理将卡移至 “设计” 列并将其分配给web设计器。设计器在分配的时间段内完成项目，附加zip文件并将完成的卡分配回经理。在对其进行审查和编辑之后，卡被移动到实现列。经理或指定的受让人实施并优化网站上的内容。该卡将移至促销栏。负责内容推广的经理或其他团队成员接管。推广完成后，该项目将放在存档部分。

这个系统特别有用的是，每张卡都有自己的评论部分。在该过程的每个步骤中，项目经理，内容作者，设计师或其他团队成员都可以提出澄清问题或提供更多信息。

一个好的看板系统也将使映射流程变得轻而易举，从而消除了任何不必要的步骤或交互。例如，如果帖子不需要副本批准，则经理可以删除该过程的那一部分。无论如何，当轮到他或她接管项目时，每个成员都会收到一封电子邮件。

完成后，该项目 (包括所有注释) 将被存档，从而为下一个任务释放了看板上的空间。