5个Gmail-生产力技巧，可以赢得时间和专注

我们的电子邮件轰炸率创历史新高。我们现在平均每天收到121封电子邮件，全球每年发送的电子邮件数量预计将超过3000亿封2020年。此外，加州大学欧文分校 (University of California Irvine) 的一项著名研究发现，每次我们被分心打断，需要20多分钟才能重新关注手头的原始项目。由于企业家和初创公司创始人必须戴这么多帽子，所以很有可能你一整天或一整周不去花任何时间在你的流动状态。当您能够赢得时间并将其重新投资于思考您的业务时，您更有可能具有创造力，提供最佳工作并具有更高的整体幸福感。

在监督一家快节奏的公共关系初创公司的内容时，我日复一日地通过电子邮件推销，并以紧凑的周转方式运行多员工项目。我也是一名远程员工，可以通过一台笔记本电脑实现这一目标，这意味着我的屏幕空间有限，并且我的数字工作空间必须紧凑且高效。因此，这是我使用的五种Gmail协议，建议您快速进出收件箱，并继续进行一天中影响更大的项目。

1.合并选项卡以增加重点。

您可能会认为，为促销和社交设置单独的选项卡可以使您井井有条，但是对于许多人来说，多收件箱方法会破裂并疲劳注意力。您打开的选项卡，列或窗口越多，您就越容易分散自己的注意力并消耗时间。将所有电子邮件合并到主选项卡中，并禁用其他收件箱，您将创建一个环境，在该环境中，唯一要执行的操作是在您面前的下一封电子邮件上。营销人员还使用这种 “只有一个动作” 的心理来建立登陆页面或挤压页面，从而推动更多的点击和更好的电子邮件列表增长。

2.杠杆模板。

在一个无休止的非人格化新闻通讯的时代，写得很好的回应或推销引起了我们的注意，但是细微的格式化细节可能是一个麻烦。打开模板工具，您将能够将通常发送的信件保存为模板，以备将来参考。即使您的模板不是整个电子邮件，也可以方便地使用短语或回复，例如您的个人资料，即将到来的时间表或您经常使用的邀请模板，只需单击鼠标即可使用并已格式化。要在桌面中打开模板，请在右上角找到齿轮图标，导航到设置，然后导航到高级。启用模板功能，然后保存更改。撰写电子邮件时，请单击右下角的三个点，以查看或创建新的模板选项。

3.知道你的键盘快捷键。

一旦你改变了你的电子邮件处理方法，你将永远不会回头，特别是如果你在笔记本电脑或类似的精益设置上建立你的数字帝国。您的手从键盘移动到鼠标或触控板的每一刻都在流血时间-粗略估计每天工作中每分钟有两秒的停顿时间，每年损失的时间为64小时。Shift-3删除您在任何给定时间查看的电子邮件，并可能很快成为您的新好朋友。其他一些方便的方法包括回复 (“R”) 、转发 (“F”) 和发送 (“命令” “输入”)。

每次删除电子邮件时，不要被带回收件箱概述，而是使用自动前进以最小的干扰进行通信。如前所述，在设置的高级部分中启用该功能。激活后，每次您通过归档或删除电子邮件来处理电子邮件时，您将立即被带到下一个消息，而无需返回收件箱。真的没有理由一遍又一遍地缩小到您的收件箱; 一次浏览一封电子邮件，您的工作效率会更高。

5.使用应用内谷歌日历减少标签。

安排约会时间时来回的电子邮件对话可能令人沮丧且效率低下。使用屏幕右侧新添加的Google日历弹出图标立即确认约会请求。要进一步减少来回电子邮件，请考虑注册第三方约会计划程序，例如Calendly或Acuity，它可以与谷歌日历集成，并显示你所有的可用时间供其他人查看和预订。

我们中的许多人都依赖于我们如何导航 (或忽略) 收件箱，但是通过实施一些小的调整，你会很快发现你的时间回报是值得学习的曲线。